Phòng Hồ sơ nghiệp vụCông an tỉnh là đơn vị có chức năng lưu trữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ, phục vụ các mặt công tác của Công an tỉnh, do đó khối lượng công việc, hồ sơ, tài liệu lưu trữ rất lớn…

Do số lượng hồ sơ lớn, yêu cầu lưu trữ lâu dài, nhiều loại hồ sơ viết tay, đánh máy chữ trên nền giấy cũ, giấy poly chất lượng thấp nên dễ bị nhòe màu, phai chữ... dẫn đến mất thông tin trong tài liệu, do đó yêu cầu phải chuyển đổi từ lưu trữ thủ công sang lưu trữ điện tử đối với công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu là rất cần thiết, qua đó giúp cho hồ sơ bảo đảm được tính nguyên vẹn, giá trị lâu dài…

Trước tình hình đó, thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật, của Bộ Công an và Giám đốc Công an tỉnh về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên môi trường điện tử, môi trường số, phục vụ các mặt công tác Công an, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã xây dựng chương trình, kế hoạch phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ, đội, từng CBCS trong đơn vị tổ chức thực hiện có hiệu quả chỉ tiêu số hóa hồ sơ, tài liệu.

Trong đó, phát huy tinh thần nòng cốt, xung kích của thanh niên, phụ nữ trong đơn vị trong nhiệm vụ thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu, cấp ủy, lãnh đạo Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã chỉ đạo Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ của đơn vị triển khai xây dựng công trình, phần việc mang tên thanh niên, phụ nữ gắn với thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, phát huy tối đa sức trẻ, sự cần mẫn, tỷ mỷ, trách nhiệm của thanh niên, phụ nữ trong thực hiện công tác trên.

Bám sát chỉ đạo của cấp ủy, lãnh đạo đơn vị, 2 tổ chức đoàn, hội đã họp, triển khai thực hiện bảo đảm nghiêm túc, hiệu quả, trong đó đã thành lập 2 Tổ công tác, trên lĩnh vực hồ sơ công tác An ninh do đồng chí Chủ tịch Hội phụ nữ làm Tổ trưởng, trên lĩnh vực Cảnh sát do đồng chí Bí thư Đoàn thanh niên làm Tổ trưởng, mỗi Tổ gồm 5 thành viên, các Tổ công tác đã đặt ra mục tiêu, yêu cầu, lộ trình, thời gian cụ thể… để thực hiện công tác số hóa hồ sơ tài liệu bảo đảm hoàn thành và hoàn thành vượt chỉ tiêu đề ra.

Hoạt động của các Tổ công tác

Trong quá trình thực hiện các Tổ công tác luôn được sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra sâu sát của cấp ủy, lãnh đạo, chỉ huy đơn vị; bảo đảm các khâu, các quy trình đúng quy định, khoa học, hiệu quả, chính xác. Với tinh thần trách nhiệm và nỗ lực, quyết tâm cao, các Tổ công tác tranh thủ làm thêm ngày, thêm giờ, thêm cả thứ 7, chủ nhật…

Với những nỗ lực, quyết tâm đó, đến nay, Tổ công tác trong lĩnh vực hồ sơ An ninh đã đạt 235% chỉ tiêu; Tổ công tác trong lĩnh vực hồ sơ Cảnh sát đạt 120% chỉ tiêu, giúp Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đạt 150% chỉ tiêu được giao với số lượng hồ sơ được số hóa, lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu…từ đó, phấn đấu năm 2024 tiến độ số hóa hồ sơ của đơn vị sẽ đạt 200% và giai đoạn năm 2025-2030 phấn đấu số hóa được toàn bộ số hồ sơ đặc biệt quan trọng, hồ sơ bảo quản vĩnh viễn vào cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ khai thác, lưu trữ lâu dài./.

                                               Bạch Thanh Hương, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ