- Tiếp nhận trực tiếp tại: 

+ Tại Ninh Bình (cũ): Trung tâm Phục vụ hành chính công và Kiểm soát thủ tục hành chính tỉnh Ninh Bình, địa chỉ: đường Nguyễn Bặc, phường Ninh Khánh, thành phố Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình.

+ Tại Nam Định (cũ): Trung tâm Phục vụ hành chính công và Kiểm soát thủ tục hành chính tỉnh Nam Định, địa chỉ: số 40 Mạc Thị Bưởi, phường Vị Hoàng, thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định).

+ Tại Hà Nam (cũ): Trung tâm Phục vụ hành chính công và Kiểm soát thủ tục hành chính tỉnh Hà Nam, địa chỉ: đường Trần Nhật Duật, Lê Hồng Phong, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam.

- Tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua Cổng dịch vụ công của Bộ Công an tại địa chỉ: https://dichvucong.bocongan.gov.vn.

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định; nộp hồ sơ theo các hình thức sau:

- Nộp trực tiếp: tổ chức, cá nhân thực hiện các bước sau:

+ Lấy số ở Bảng thông tin quầy số bằng cách chọn cơ quan cần nộp hồ sơ.

+ Đến quầy tương ứng, chờ đọc đến số để nộp hồ sơ.

- Gửi qua dịch vụ bưu chính

- Nộp hồ sơ trực tuyến: Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh theo địa chỉ https://dichvucong.bocongan.gov.vn.

2. Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Khi cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp hồ sơ, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện:

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Tiếp nhận hồ sơ, ghi đầy đủ nội dung thông tin tại Giấy biên nhận hồ sơ, sau đó giao trực tiếp Giấy biên nhận hồ sơ cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến nộp hồ sơ. Trường hợp nộp qua cổng thông tin điện tử thì gửi Giấy biên nhận hồ sơ qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các nhân đã nộp hồ sơ trước đó.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: Hướng dẫn cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện theo nội dung thông tin quy định tại Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ và giao trực tiếp Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến nộp hồ sơ. Trường hợp nộp qua cổng thông tin điện tử thì gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các nhân đã nộp hồ sơ trước đó. 

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì không tiếp nhận và nêu rõ lý do từ chối giải quyết hồ sơ (gửi Thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản).

3. Bước 3: Xử lý hồ sơ

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ giải quyết hồ sơ ghi đầy đủ nội dung thông tin tại Phiếu chuyển mẫu con dấu.

- Trình Chỉ huy Đội nghiệp vụ xem xét, kiểm tra hồ sơ và đề xuất Lãnh đạo ký duyệt Phiếu chuyển mẫu con dấu.

4. Bước 4: Khắc dấu

- Cán bộ giải quyết hồ sơ chuyển mẫu con dấu cho cơ sở sản xuất con dấu đã được cơ quan Công an có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự để khắc con dấu.

- Sau khi khắc dấu xong, cơ sở sản xuất con dấu chuyển trả con dấu theo yêu cầu.

5. Bước 5: Đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu

Cán bộ giải quyết hồ sơ kiểm tra thực tế hình thể, kích thước, nội dung mẫu con dấu và đối chiếu với mẫu con dấu trong Phiếu chuyển mẫu con dấu đã cấp trước đó, trường hợp:

- Không đúng mẫu thì đề nghị cơ sở sản xuất con dấu làm lại.

- Đúng mẫu quy định thì cán bộ giải quyết hồ sơ làm thủ tục đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu theo quy định.

6. Bước 6: Duyệt hồ sơ, ký Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

Cán bộ giải quyết hồ sơ đề xuất Chỉ huy Đội xem xét, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Sau đó, Chỉ huy Đội trình hồ sơ đề xuất Lãnh đạo Phòng duyệt hồ sơ và ký Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu xét thấy việc giải quyết quá hạn, cán bộ giải quyết hồ sơ soạn thảo văn bản xin lỗi tổ chức/cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả, báo cáo Lãnh đạo phòng xem xét, ký duyệt văn bản xin lỗi.

7. Bước 7: Trả kết quả 

- Sau khi có kết quả, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhật kết quả vào hệ thống một cửa điện tử. 

- Khi cá nhân được cử đến nhận kết quả, cán bộ trả kết quả phải kiểm tra giấy biên nhận hồ sơ, giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu) của người đến nhận kết quả. Sau đó trả con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và đề nghị ký nhận kết quả. 

- Trường hợp trả giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu (bản điện tử) qua dịch vụ công, cán bộ được giao trả kết quả thông báo và trả giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu (bản điện tử) qua tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công bộ Công an của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoặc gửi qua thư điện tử cho cá nhân, tổ chức (nếu có).

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

- Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

- Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: Văn bản, giấy tờ trong hồ sơ là văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật (văn bản điện tử có định dạng là PDF).

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ quy định về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định điều kiện về an ninh, trật tự đối với một số ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 137/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020 quy định về quản lý, sử dụng pháo;

- Thông tư số 03/2024/TT-BCA ngày 15/01/2024 của Bộ Công an về sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 42/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 của Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định điều kiện về ANTT đối với một số ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, Thông tư số 43/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 quy định về trình tự cấp, thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự và sát hạch, cấp Chứng chỉ nghiệp vụ bảo vệ, Thông tư số 45/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về trình tự đăng ký mẫu con dấu, thu hồi và hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư 44/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 quy định về mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước;

- Thông tư 45/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 quy định về trình tự đăng ký mẫu con dấu, thu hồi và hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu.